Sind Sie fehlerfrei? Häufige Fehler in der Kalkulation von Aufträgen, Dienstleistungen und Produkten

In den vergangenen Jahren stellten wir zunehmend fest, dass Handwerksbetriebe und andere Kleinunternehmen eklatante Fehler in der Kalkulation von Aufträgen, Dienstleistungen und Produkten machen.

Als Mindest-Standard sollte deshalb in den meisten Fällen eine differenzierte Zuschlagskalkulation auf Basis einer fundierten Ist-Analyse, Kostenstellenrechnung und Unternehmensplanung unter Berücksichtigung von Kapazitätsgrenzen eingehalten werden.

Zu viel Fachchinesisch? Gar kein Problem, hier ein paar Beispiele aus der Praxis:

Beispiel 1: Waschanlage, ohne Aussicht auf Gewinn
Ein Waschanlagenhersteller stellte unserem zukünftigen Mandanten eine tolle Kalkulation zur Verfügung, in welcher genau kalkuliert wurde, ab welcher Anzahl an Waschvorgängen sich die von ihm angebotene Anlage rechnet.
Der Mandant und auch die finanzierende Bank glaubten dieser Kalkulation und prüften lediglich die Frage, ob eine ausreichende Kundennachfrage am Standort zu erwarten sei. Dies konnte bejaht werden, weswegen die Investition durchgeführt wurde.
Trotz regelmäßig langer Schlangen vor der Waschstraße erzielte das Unternehmen jedoch dauerhaft große Verluste – Unternehmensführung und Bank waren ratlos und zogen uns als Berater hinzu.
Die Ursache des Problems war einfach. Die Kalkulation des Waschanlagenbetreibers war zwar richtig, jedoch konnte die Anlage die notwendigen Waschzahlen technisch gar nicht leisten! Dieser Kalkulationsfehler ist uns aufgefallen, indem wir als Berater einfach mal durch die Waschanlage gefahren sind und die Zeit gestoppt haben…

Beispiel 2: die Preise des Wettbewerbers übernehmen
Im Rahmen einer notwendigen Unternehmenssanierung prüften wir die Kalkulation eines mittelständischen Handwerksbetriebs. Der Unternehmer erläuterte uns dabei eingangs, dass seine Kalkulation zweifelsfrei sei, weil er sich an den Preisen seines Hauptwettbewerbers orientiere.
Wir haben nachgerechnet und kamen zum Ergebnis, dass einzig eine Preiserhöhung von durchschnittlich 35% eine annehmbare und nachhaltige Unternehmensrentabilität sichern könne. Der Mandant glaubte uns anfangs nicht, führte die Preiserhöhungen aber durch.
Einige Monate später teilte er uns mit, dass er unserer Kalkulation nun auch glauben würde. Neuerdings mache er gute Gewinne und sein Wettbewerber mit den günstigen Preisen sei inzwischen insolvent. Warum nur? 
Fazit: selbst nachrechnen lohnt sich…

Beispiel 3: „trotz stetig steigender Preise erhalte ich immer weniger Aufträge“
So sonderbar der Titel dieses Beispiels auch klingt, so zutreffend ist dieser!
Ein nicht seltener Fehler, den wir als Berater bei der Kalkulation von Aufträgen, Produkten oder Dienstleistungen sehen, ist die wenig reflektierte Anwendung von Zuschlagssätzen. Solche Zuschlagssätze sollen dafür sorgen, dass z.B. auch die Verwaltungskosten eines Unternehmens durch den Kunden anteilig mitvergütet werden.
Wird ein solcher Zuschlagssatz aufgrund von Kalkulationsfehlern zu hoch angesetzt, so kalkuliert sich das Unternehmen aus dem Markt, d.h. der angebotene Preis ggü. dem jeweiligen Kunden ist zu hoch.
Dies führt natürlich zwangsläufig zu Auftragseinbrüchen.
Der größte Fehler wird von den meisten Unternehmen aber erst nach diesem Auftragseinbruch begangen. Durch die geringeren Auftragsvolumina müssen die verbleibenden Aufträge, zumindest laut Kalkulationsschema, immer teurer kalkuliert werden, damit diese verbleibenden Aufträge noch in der Lage sind, den gesamten Verwaltungsapparat zu tragen.
Dies ist ein Teufelskreis: zu hoher Preis führt zu Auftragseinbruch, führt zu weiterer Preiserhöhung, führt zu weiterem Auftragseinbruch, führt zu weiterer Preiserhöhung…usw.
Unser Tipp: wenn Ihre Kalkulation regelmäßig einen höheren Preis als die Hauptwettbewerber fordert, dann hinterfragen Sie diesen Sachverhalt. Häufig lohnt dabei ein Blick auf die eigene Auslastung, welche (weil zu gering) zu hohe Zuschlagssätze verursacht.

Sie brauchen hier Unterstützung? Wir stehen gerne für Fragen bereit!